Die den Kongress von Aachen betreffenden Dokumente befinden sich in der Reihe „Kongressakten“, Karton 17 und 18, Faszikel 29 bis 32, im Bestand „Staatskanzlei“ im Österreichischen Staatsarchiv, Haus-, Hof- und Staatsarchiv in Wien.

Die Protokolle mit den Beilagen liegen in Faszikel 29; die drei anderen Dokumentenbündel enthalten Akten1, Reklamationen und andere Eingaben2 sowie Varia3.

Während des Kongresses von Aachen wurden insgesamt 48 offizielle und eine geheime Sitzung4 mit fortlaufender Zählung abgehalten. Dabei wurde die Ordnungszahl 43 doppelt vergeben; das Geheimprotokoll wiederum weist keine Zählung auf.

Diese Dokumente (inklusive der Beilagen) befinden sich in zwei einzelnen Umschlägen, in welche sie wohl bereits kurz nach dem Ende des Kongresses eingeordnet wurden. Die Beschriftungen der Umschläge stammen vom Schreiber Nikolaus Wacken, der während des und in den Jahren nach dem Wiener Kongress als enger Mitarbeiter Metternichs in der Staatskanzlei aktiv war. Umschlag 1 enthält die Protokolle 1 bis 26, Umschlag 2 die Protokolle 27 bis 47. Beide Umschläge sind separat foliiert.5 Daher ist in der Edition den folio-Angaben entweder I oder II vorangestellt.

Die Protokolle sind als Verlaufsprotokolle konzipiert und wurden, bis auf wenige Ausnahmen6, von Friedrich Gentz eigenhändig niedergeschrieben. Die Texte sind sprachlich knapp gehalten und erschließen sich über die angehängten Beilagen. Die halbbrüchig beschriebenen Blätter weisen einen einheitlichen formalen Aufbau auf: In die linke Spalte setzte Gentz Actum und Datum sowie – zumindest teilweise – einen Betreff der in der Sitzung verhandelten Frage, in der rechten Spalte beginnt unmittelbar das Protokoll selbst. Von Gentz oder Wacken wurde die Zählung sowie die Angabe darüber, ob die Gespräche mit oder ohne den Vertreter Frankreichs geführt wurden,7 am oberen Blattrand links oder mittig nachgetragen. Die Unterschriften beziehungsweise Paraphen8 der Bevollmächtigten befinden sich entweder in der linken Spalte der ersten Seite des Dokuments oder schließen das Protokoll ab. Die Protokolle weisen wenige Korrekturen auf, die hauptsächlich stilistischer, jedoch kaum inhaltlicher Art sind. Vermutlich handelt es sich daher um Reinschriften der ursprünglichen Mitschriften, die nachträglich von den Bevollmächtigten unterzeichnet wurden.

Anders als bei den Protokollen erweist sich eine kurze formale Charakterisierung der Beilagen als schwierig. Bei diesen Texten handelt es sich vorwiegend um Denkschriften9, Noten10, Zusammenfassungen11 oder Beschlüsse12 der Mächte. Es liegen aber auch Suppliken verschiedener Parteien entweder an einzelne Monarchen beziehungsweise deren Repräsentanten13 oder das Mächtekonzert14 insgesamt ein. Dieser Korpus präsentiert sich daher sowohl in formaler als auch sprachlicher Hinsicht ausgesprochen heterogen. Es handelt sich um unterschiedliche Überlieferungsformen. Mehrheitlich liegen Abschriften15 ein, es finden sich aber auch Konzepte16 und Ausfertigungen17 sowie Drucke18.

Während die Hauptverkehrssprache der Kongressteilnehmer Französisch war, wurden die Beilagen britischer Provenienz in englischer Sprache abgefasst. Übersetzungen ins Französische liegen nicht immer bei.19 Allerdings kann auch das Gegenteil der Fall sein: So fehlt etwa für die durch Wellington in der 6. Sitzung vom 8. Oktober eingebrachte Denkschrift das englische Original. Es liegt nur die mit dem Vermerk "Traduction" versehene Übersetzung ins Französische ein.

Die Anzahl der Beilagen der einzelnen Protokolle variiert zwischen null und elf. Diese können meist eindeutig einem Protokoll zugeordnet werden. Die Zugehörigkeit mehrerer Schriftstücke ist allerdings zweifelhaft.20 Dies hängt mit den lückenhaften und inhomogenen, beziehungsweise nicht immer nachvollziehbaren Beschriftungen durch Nikolaus Wacken und andere Hände zusammen. Nur teilweise enthalten die Beilagen eindeutige Vermerke über ihre Zugehörigkeit.21 Außerdem sind einige in den Protokollen erwähnten Anlagen heute nicht mehr vorhanden,22 andere wurden fälschlicherweise in dem die Akten beinhaltenden Faszikel 30 abgelegt. Diese wurden, wie etwa der Vertrag über den casus foederis vom 15. November 1818,23 gegebenenfalls in die Edition übernommen.

Die manchmal große Zahl der Anlagen führte bereits während des Kongresses zu Anstrengungen, der unübersichtlichen Lage Herr zu werden. Wacken versuchte beispielsweise, auf den Protokollen Verzeichnisse der Beilagen zu ergänzen.24 Dieses Vorhaben erwies sich nicht als zielführend: Das Verzeichnis wurde mehrfach überarbeitet und schließlich ganz gestrichen. In der Folge führte Wacken nur noch die Anzahl der Beilagen, zusammen mit der Protokollzählung, an. Allerdings stimmen diese Angaben nicht immer mit der tatsächlich einliegenden Zahl der Beilagen überein.25 Zusätzlich wurden mehrere, einem Protokoll zugehörige Beilagen teilweise in eigene, kleine Umschlagbögen eingelegt. Diese wurden mit der Protokollnummer, dem Sitzungsdatum sowie gegebenenfalls der Angabe der Anzahl der an diesen Verhandlungen beteiligen Mächten versehen.26 Einige Beilagen lagen ursprünglich auch doppelt ein, wie der Vermerk "Ce Mémoire est le même qui a été annexé (sous le titre de Note sur les Pirates de l’océan atlantique) au Protocole du 13 […] 9bre sub No 31" [sic!] nahelegt.27

Dennoch führte Wacken die den Kongress von Aachen betreffenden Dokumente erstmals einer Ordnung zu, indem er die von Gentz nur kursorisch durchgeführte Protokollzählung ergänze und die Anhänge teilweise nummerierte. Zudem legte er, wo es notwendig erschien, Schleifen oder Blätter mit Erläuterungen zu den Beilagen ein28 oder brachte auf den Dokumenten selbst den Verhandlungsverlauf betreffende Vermerke an.29 Auch umgab er das "Protocole secret" vom 18. November mit einem Umschlag, um es von den anderen Verhandlungsmitschriften abzusetzen.30

Der Bestand, inklusive der in dieser Beschreibung nicht berücksichtigten Akten in Faszikel 30 sowie in Karton 18, Faszikel 31 und 32, dürfte geschlossen von der Staatskanzlei beziehungsweise dem Ministerium des Äußern 1868/69 in der von Wacken hergestellten Ordnung an das Staatsarchiv (Hauptarchiv), dann Haus-, Hof- und Staatsarchiv, übergeben worden sein.31