Die den Kongress von Laibach betreffenden Dokumente befinden sich in der Reihe „Kongressakten“, Karton 22, Faszikel 40 und 41, im Bestand „Staatskanzlei“ im Österreichischen Staatsarchiv, Abteilung Haus-, Hof- und Staatsarchiv, in Wien.

In Faszikel 40 wurden, von fol. 5r bis fol. 158v1, die durchgezählten 15 Protokolle (Journaux) vom 11. Jänner bis 26. Februar 1821, sowie das Journal de clôture des Conférences particulières de Laybach vom 12. Mai 1821 eingelegt. Zusätzlich finden sich hier die Beilagen zu den Protokollen, die entsprechend ihrer Zugehörigkeit bei den Protokollen einliegen. Zwischen fol. 154r und 304v sind zudem Abschriften der Journale in mehrfacher Ausführung eingelegt.

Nicht alle der einliegenden Protokolle sind authentisch. Die ersten sechs Verhandlungsmitschriften beschreiben Zusammenkünfte, die in der protokollierten Form nicht stattgefunden haben, und die von Friedrich Gentz im Auftrag Metternichs verfasst worden waren. Der Gründe für diese Maßnahme waren Unstimmigkeiten zwischen den alliierten Mächten: Die Vertreter Österreichs, Preußens und Russlands setzten in Laibach ihre nicht protokollierten Separatkonferenzen fort. In diesen Gesprächen fiel der Beschluss, dass der inzwischen in Laibach eingetroffene König Ferdinand einen Brief an die Regierung in Neapel richten sollte. Die Gesandten Frankreichs protestierten heftig über ihren Ausschluss aus den Gesprächen, und die Beschwerden fielen auf fruchtbaren Boden: Sie wurden zur Sitzung am 19. Jänner eingeladen, wo es in der Folge zu Unstimmigkeiten über den Wortlaut von Briefen kam, welchen der inzwischen in Laibach eingetroffene König Ferdinand im Auftrag der alliierten Mächte an die Regierung in Neapel richten sollte. Weitere Diskussionen über die Formulierung von Instruktionen, die an die diplomatischen Vertreter der Mächte in Neapel zu richten wären, folgten. Schließlich landeten die Gespräche in einer Sackgasse. Um diese Situation zu bereinigen, beauftragte Metternich schließlich Gentz mit der Abfassung der fiktiven Verhandlungsmitschriften.2

Die 15 Protokolle folgen einem Formular und weisen daher einen einheitlichen Aufbau auf. Die Blätter sind halbbrüchig beschrieben. In der linken Spalte der ersten Seite befindet sich ab Protokoll 43 oben die Überschrift Journals des Conférences4 mit der Zählung in arabischen Ziffern sowie dem Datum Conférence du […]. Unter der Rubrik Présens folgt die Liste der anwesenden Staatsmänner und Diplomaten inklusive ihrer Funktion. Ab Protokoll 8 sind gewisse Änderungen im Formular festzustellen. Die Zählung erfolgt nun mit römischen Zahlzeichen, das Datum wird mit Laybach le […] angegeben, und die Liste der anwesenden Personen ist mit Praesentes überschrieben.

Diese Aufzählung ist, dem diplomatischen Alphabet folgend, nach Herkunftsländern geordnet: Österreich (Autriche), Frankreich (France), Großbritannien (Grande-Bretagne), Preußen (Prusse) und Russland (Russie). Nach der Erweiterung durch die Gesandten der italienischen Staaten ab dem (fiktiven) Protokoll 3 beziehungsweise Protokoll 8 erscheint die Gliederung leicht abgeändert: Kirchenstaat (der Vorrang vor anderen Staaten genießt), Österreich, Frankreich, Großbritannien, Modena, Preußen, Russland, Sardinien-Piemont, Königreich beider Sizilien, Toskana.5

Die Liste der anwesenden Personen scheint zumindest ab Protokoll 11 für die folgenden Sitzungen in einem Arbeitsdurchgang angefertigt worden zu sein, denn ab hier scheinen Streichungen und Ergänzungen in der Namensliste auf. So nimmt der britische Bevollmächtigte Stewart nicht mehr an den Sitzungen teil, während der preußische Gesandte Bernstorff von Krusemarck Unterstützung erhält. Daher wird Stewart gestrichen, und Krusemarck von Gentz ergänzt.

Diese Praxis endet mit Protokoll 14: Hier wurde die Liste der Anwesenden (linke Spalte) nach der Niederschrift des Textes (rechte Spalte) nachgetragen, da sich in der absichtlich eingefügten Lücke zwischen den preußischen sowie den russischen Bevollmächtigten Verweise auf Beilagen finden. Die Protokolle 1 bis 7 führen entweder vor der Liste der Anwesenden beziehungsweise anschließend nochmals Ort und Datum an.

In der rechten Spalte der jeweils ersten Seite beginnt der Text des Protokolls. Um den informellen Charakter der Protokolle zu unterstreichen, enden sie nicht mit den eigenhändigen Unterschriften der offiziellen Teilnehmer, sondern werden durch Friedrich Gentz mit der Formel Lu et appruvé à la conférence du […] Gentz in der jeweiligen Folgesitzung beglaubigt. Da nicht alle Protokolle von Gentz niedergeschrieben wurden, sind mit der Beglaubigung Korrekturen in jenen Niederschriften verbunden, welche von einem Kanzleischreiber niedergelegt wurden.6

Die bereits konstatierten formalen Änderungen ab Protokoll 8 hängen mit der Arbeitsaufteilung der Schreiber zusammen. In den 15 Dokumenten können drei Hände unterschieden werden: Eine Kanzleihand verfasste die fiktiven Protokolle 1 bis 6 sowie Protokoll 7, Protokoll 8 wurde von Friedrich Gentz niedergeschrieben, die Protokolle 9 bis 15 stammen wieder von einer Kanzleihand, die jedoch von der vorgenannten zu unterscheiden ist.7

Die Protokolle weisen wenig Streichungen und Änderungen auf, so dass es sich bei dem vorliegenden Material um Reinschriften der ursprünglichen Sitzungsmitschriften handeln dürfte. Vom Typus her sind es Verlaufsprotokolle, die sich stark auf die angehängten Beilagen beziehen.

Das Journal de clôture betrifft die erwähnten Conférences particulières de Laybach, von welchen keine weiteren schriftlichen Quellen überliefert sind. Das Journal de clôture wurde folglich unter Ausschluss der französischen und britischen Gesandten verfasst. Es ist von einer weiteren Kanzleihand niedergeschrieben. Friedrich Gentz ergänzte eigenhändig Actum und Datum ("Laybach le 12 Mai 1821") und beglaubigte es – ebenfalls eigenhändig – mit der Formel "Lu et certifié séance tenante Gentz".

So homogen das Erscheinungsbild der Protokolle ist, so heterogen präsentieren sich die zahlreichen Beilagen. Ein durchgehendes Muster ist nicht auszumachen, denn sie stammen von verschiedenen Parteien und weisen dementsprechend einen unterschiedlichen Charakter auf. Generell zeigen die handschriftlich beschriebenen Blätter eine halbbrüchige formale Struktur; Lithographien nutzen hingegen die gesamte Breite des Blatts.

Grundsätzlich lassen sich fünf Kategorien von Beilagen unterscheiden:

1. Schreiben des Königs beider Sizilien, Ferdinand I., an seinen Sohn, den Herzog von Kalabrien: Zwei Briefe liegen den Kongressdokumenten (Protokolle 6 und Protokoll 9) abschriftlich bei. Die Beigabe der jeweiligen französischen Übersetzung legt nahe, dass nicht alle Bevollmächtigten des Italienischen mächtig waren.

2. Nähere Erläuterungen beziehungsweise Zusammenfassungen des Verhandlungsverlaufes durch die österreichische Delegation. Sie dienen der Information des Bevollmächtigten von König Ferdinand I., des Frà Alvaro Ruffo dei principi della Scaletta, welcher den Verhandlungen erst ab der (fiktiven) dritten Sitzung am 13. Jänner 1821 beiwohnte. In der Protokoll 10 beiliegenden "Allocution de M. le Prince de Metternich" kündigt der österreichische Staatskanzler Ruffo die Übermittlung jener Instruktionen an, welche die Mächte ihren diplomatischen Vertretern in Neapel zukommen ließen.

3. Abschriften von Depeschen an die diplomatischen Vertreter von Österreich, Preußen, Russland und Frankreich in Neapel liegen abschriftlich bei. Es handelt sich dabei um eine gemeinsam von Österreich, Preußen und Russland verfasste Weisung beziehungsweise Instruktion,8 sowie um Einzelinstruktionen an Gustav Ernst Graf Stackelberg (Russland),9 Karl von Menz (Österreich)10 und Anne Louis Gabriel vicomte de Fontenay (Frankreich)11. Die Abschriften der Texte wurden vom österreichischen Schreiber Nikolaus Wacken hergestellt. Nur die Anweisungen an Stackelberg wurden von Kanzlisten der russischen Delegation abgeschrieben.

4. Denkschriften und Verbalnoten der Kongressteilnehmer stellen die größte Zahl der Beilagen dar. Die Struktur dieser Anlagen legt nahe, hier zwei Unterkategorien zu bilden: a. Denkschriften und Verbalnoten der Mächte12; b. Denkschriften und Verbalnoten der italienischen Staaten.

4a) Von Seiten Österreichs liegen zwei Dokumente ein, welche die in den Protokollen schriftlich niedergelegten Verhandlungen ergänzen. Protokoll 11 liegt eine Denkschrift mit dem Titel "Point de vue sur l’armée d’occupation" vom 29. Jänner 1821 bei; angehängt an Protokoll 14 findet sich eine "Déclaration du Cabinet d’Autriche sur les communications faites au nom de S. M. Sicilienne à la Conférence du 20 Février" von der Hand jenes Kanzlisten, welcher die (fiktiven) Protokolle 1 bis 6 niederschrieb.

Die außenpolitische Zurückhaltung Preußens bei den Verhandlungen sowohl in Troppau als auch in Laibach spiegelt sich in der geringen Anzahl von Denkschriften dieser europäischen Macht wider. Nur Protokoll 14 liegt ein kurzer Text der preußischen Delegation bei.

Beilage russischer Provenienz mit Bezug auf die aktuellen Verhandlungen liegen Protokoll 1, Protokoll 11 und Protokoll 14 bei. Der Anhang zur ersten (fiktiven) Sitzungsmitschrift ist eine Abschrift von jener Hand, welche die (fiktiven) Protokolle 1 bis 6 niederschrieb. Die Beilagen zu Protokoll 11 und Protokoll 14 stammen von derselben Hand, weisen jedoch ein unterschiedliches Formular auf: Während das Protokoll 11 beiliegende Dokument mit "Opinion du Cabinet de Russie sur les propositions Autrichiennes du 29 Janvier" überschrieben ist sowie Actum und Datum ("Laybach le 21 Janvier/2 Février") trägt, setzt der Protokoll 14 angehängte Text unmittelbar ein. Keines der beiden Dokumente trägt eine Unterschrift.

Die Vertreter Frankreichs auf dem Kongress von Laibach brachten zwei Dokumente in die Verhandlungen ein. Eine Verbalnote liegt Protokoll 7 bei. Der Text findet sich in zweifacher Ausführung wieder: zum einen in einer flüchtigen Konzeptkursive, zum anderen in einer standardisierten Kanzleischrift. Eine weitere Deklaration von Seiten Frankreichs liegt Protokoll 14 in einer Individualhandschrift bei.13

4b) Die meisten Beilagen des Kongresses von Laibach stammen von den Vertretern der italienischen Regierungen; sie brachten je drei (bzw. Sardinien-Piemont zwei) Déclarations ein.

Die Texte des Kirchenstaats sowie des Königreichs Sardinien-Piemont weisen keine näheren Angaben über ihren diplomatischen Charakter auf; auch ein Datum fehlt in der Regel.

Die drei Noten des Legaten des Kirchenstaats, Kardinal Giuseppe Spina, stammen von drei verschiedenen Händen. Während zwei Stücke wohl von professionellen Kanzleischreibern ausgefertigt wurden,14 weist die Beilage zu Protokoll 12 zahlreiche individuelle orthographische Eigenheiten des Schreibers auf. Sie dürfte daher aus der Feder Spinas selbst stammen.

Von Seiten des Königreichs Sardinien-Piemont liegen zwei Schreiben der Delegierten ein, die von zwei verschiedenen Händen stammen.15

Drei Noten des Gesandten des Großherzogtums Toskana liegen Protokoll 8, Protokoll 12 und Protokoll 13 bei. Alle Dokumente stammen von derselben Hand, doch wurden sie zumindest teilweise der österreichischen Delegation zur Korrektur vorgelegt. Der Protokoll 12 beiliegende Text weist nämlich Korrekturen und Ergänzungen durch Friedrich Gentz auf.

Ein noch engeres Naheverhältnis zur österreichischen Delegation als die toskanischen Noten bezeugen die Schreiben des Gesandten des Herzogtums Modena Guiseppe Molza. Sie liegen, wie die anderen Texte der italienischen Staaten, Protokoll 8, Protokoll 12 und Protokoll 13 bei. Während der an Protokoll 8 angehängte Text von einer unbekannten Hand, möglicherweise dem Gesandten selbst stammt, wurde die Protokoll 12 beigelegte Erklärung durch den österreichischen Schreiber Nikolaus Wacken und die Protokoll 13 beigelegte Note von Friedrich Gentz niedergeschrieben.

5. Abschluss- und Absichtserklärungen von Österreich, Preußen und Russlands liegen dem Journal de clôture bei. Zum einen handelt es sich um die Abschlusserklärung der Mächte, zum anderen um weitere abschriftliche Instruktionen Österreichs16 und Russlands17 an die diplomatischen Gesandten in Italien sowie um eine Zirkulardepesche.18 Im Gegensatz zu den anderen Dokumenten wurden die Abschlusserklärung sowie die Zirkulardepesche19 lithographiert. Dadurch konnten eine höhere Auflage und damit eine einfachere Verbreitung erzielt werden. Zugleich kam ihnen dadurch ein offiziöserer Charakter zu als die durch Streichungen und Einfügungen provisorisch wirkenden handschriftlichen Unterlagen.

Der Bestand der Kongressunterlagen von Laibach weist einen geschlossenen Charakter auf. Das Deckblatt mit der Aufschrift "Exemplaire des Journaux des Conférences de Laybach signé par Mr le Chevalier de Gentz" wurde wohl kurz nach dem Ende des Kongresses angefertigt. Darauf deutet jedenfalls der teilweise unleserliche Vermerk unterhalb dieser Angabe: "la lettre du Roi a été remise à Mr de Gentz 28 […]". Ebenfalls kurz nach dem Ende des Kongresses dürfte der "Table des Journaux des Conférences tenues au Congrès de Laybach depuis le 11 Janvier jusqu’au 26 Février 1821" von der Hand jenes Schreibers, welcher die (fiktiven) Protokolle 1 bis 6 niederschrieb, erarbeitet worden sein.

Der Bestand, inklusive der Abschriften sowie der hier nicht behandelten Akten in Faszikel 41, dürfte geschlossen von der Staatskanzlei beziehungsweise dem Ministerium des Äußern 1868/69 an das Staatsarchiv (Hauptarchiv), dann Haus-, Hof- und Staatsarchiv, übergeben worden sein.20